Was einen guten Prompt für diese Aufgabe ausmacht
Ein Protokoll hat eine einfache Aufgabe: festhalten, was besprochen und beschlossen wurde und wer sich um was kümmert. Der Aufwand liegt nicht im Denken, sondern im Ordnen. Genau das nimmt ChatGPT ab, wenn der Prompt stimmt. Aus Stichworten, einer Sprachnotiz-Abschrift oder einer chaotischen Mitschrift wird eine klare Struktur.
Der wichtigste Teil des Prompts ist eine einzige Regel: nichts hinzuerfinden. Sprachmodelle füllen Lücken gern mit plausibel klingenden Sätzen. In einem Protokoll ist das gefährlich, weil ein erfundener Beschluss oder eine falsch zugeordnete Aufgabe echten Schaden anrichtet. Ein guter Prompt weist ChatGPT deshalb ausdrücklich an, nur zu verwenden, was in den Notizen steht, und offene Zuständigkeiten als offen zu markieren, statt sie zu raten.
Das Ergebnis ist ein Entwurf, kein amtliches Dokument. Sie lesen ihn einmal gegen, korrigieren, wo die Notizen ungenau waren, und verschicken ihn. Aus zwanzig Minuten Nacharbeit werden fünf Minuten Prüfen.
Die Prompt-Formel für diese Aufgabe
Ein Prompt, der zuverlässig funktioniert, besteht aus vier Teilen: Rolle, Kontext, Aufgabe, Format. So sehen sie für diese Aufgabe konkret aus.
Rolle
Eine knappe Rolle reicht, etwa "Du bist eine sorgfältige Assistenz, die Protokolle schreibt". Wichtiger als die Rolle ist bei dieser Aufgabe die klare Regel, nichts zu erfinden.
Kontext
Geben Sie die rohen Notizen mit sowie Anlass, Datum und, wenn nötig, wer teilgenommen hat. Das hilft ChatGPT, Namen den richtigen Aufgaben zuzuordnen.
Aufgabe
Verlangen Sie zwei Dinge getrennt: die Beschlüsse als Stichpunkte und die Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin. Weisen Sie ausdrücklich an, nichts hinzuzuerfinden und offene Punkte zu markieren.
Format
Legen Sie den Aufbau fest: Kopf mit Datum und Anlass, dann Beschlüsse, dann eine Aufgabenliste mit den Spalten Aufgabe, Person und Termin. Ein festes Format macht das Protokoll auf einen Blick lesbar.
Fertige Prompts zum Kopieren
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Fakten und legen Sie los. Die Vorlagen liefern einen Entwurf, den Sie prüfen und anpassen, kein fertiges Dokument.
Notizen in ein Protokoll verwandeln
Der Standardfall: Sie haben Stichworte und wollen ein sauberes Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben.
Du bist eine sorgfältige Assistenz, die Protokolle schreibt. Hier sind die rohen Notizen unseres Meetings: [Notizen einfügen]. Anlass: [Thema], Datum: [Datum]. Erstelle daraus ein sauberes Protokoll mit diesem Aufbau: oben Datum und Anlass, dann die Beschlüsse als kurze Stichpunkte, darunter eine Aufgabenliste mit den Spalten Aufgabe, verantwortliche Person und Termin. Verwende nur, was in den Notizen steht, erfinde nichts hinzu. Wo eine Zuständigkeit oder ein Termin offen geblieben ist, markiere das ausdrücklich als offen.
Nur die Aufgaben herausziehen
Wenn Sie kein volles Protokoll brauchen, sondern nur die To-dos für die Nachverfolgung.
Hier ist die Mitschrift eines Meetings: [Text einfügen]. Ziehe daraus ausschließlich die Aufgaben heraus und stelle sie als Liste dar, mit verantwortlicher Person und Termin, genau so, wie sie im Text genannt wurden. Erfinde keine Aufgaben und keine Zuständigkeiten hinzu. Wenn zu einer Aufgabe keine Person oder kein Termin genannt wurde, schreibe dort "offen". Sortiere die Liste nach Termin, das Dringendste zuerst.
Sprachnotiz-Abschrift aufräumen
Wenn Sie das Meeting als Sprachaufnahme haben und die automatische Abschrift unstrukturiert ist.
Das Folgende ist die automatische Abschrift einer Meeting-Aufnahme, ungeordnet und mit Füllwörtern: [Abschrift einfügen]. Mach daraus ein knappes Protokoll: zuerst eine Zusammenfassung der besprochenen Themen in höchstens fünf Stichpunkten, dann die Beschlüsse, dann die Aufgaben mit Person und Termin. Lass Füllwörter und Wiederholungen weg, aber verändere keine Aussage und erfinde nichts hinzu. Kennzeichne unklare oder widersprüchliche Stellen, damit ich sie prüfen kann.
Worauf Sie achten sollten
- Die wichtigste Zeile im Prompt lautet "erfinde nichts hinzu". Ohne sie füllt ChatGPT Lücken mit plausibel klingenden, aber falschen Beschlüssen.
- Lassen Sie offene Punkte als offen markieren. Eine geratene Zuständigkeit ist schlimmer als ein ehrliches "offen", das im nächsten Meeting geklärt wird.
- Lesen Sie das Protokoll gegen die Notizen. Gerade bei Namen und Terminen lohnt der kurze Abgleich, bevor Sie es verschicken.
- Keine sensiblen Personalien oder vertraulichen Zahlen in kostenlose Tarife. Anonymisieren Sie, wo echte Daten heikel wären, oder nutzen Sie einen Firmentarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Bitten Sie um ein festes Format, wenn Sie regelmäßig protokollieren. Ein gleichbleibender Aufbau macht die Protokolle vergleichbar und die Nachverfolgung einfacher.
Weiterlesen
Wie die Prompt-Formel im Detail funktioniert und woran ChatGPT im Unternehmen an Grenzen stößt, steht im Leitfaden zur ChatGPT-Prompt-Bibliothek für Unternehmen. Weitere Aufgaben finden Sie in der Übersicht der Aufgaben-Prompts.
Häufige Fragen
Wie mache ich mit ChatGPT aus Notizen ein Protokoll?
Geben Sie die rohen Notizen in den Prompt und verlangen Sie einen festen Aufbau: Datum und Anlass, dann die Beschlüsse als Stichpunkte, dann die Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin. Entscheidend ist die Anweisung, nur zu verwenden, was in den Notizen steht, und offene Punkte als offen zu markieren, statt sie zu raten.
Erfindet ChatGPT bei einem Protokoll Inhalte?
Das kann passieren, weil Sprachmodelle Lücken gern mit plausibel klingenden Sätzen füllen. Deshalb gehört in jeden Protokoll-Prompt die ausdrückliche Regel, nichts hinzuzuerfinden und offene Zuständigkeiten als offen zu kennzeichnen. Lesen Sie den Entwurf anschließend gegen Ihre Notizen gegen.
Kann ChatGPT eine Meeting-Aufnahme protokollieren?
ChatGPT selbst hört keine Audiodatei ab, aber es räumt eine automatische Abschrift zuverlässig auf. Sie fügen die Transkription in den Prompt und lassen daraus Zusammenfassung, Beschlüsse und Aufgaben strukturieren. Achten Sie auch hier auf die Regel, nichts hinzuzuerfinden.
Darf ich vertrauliche Meeting-Inhalte eingeben?
Sensible Personalien, Zahlen oder Interna gehören nur in einen Firmentarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder in anonymisierter Form in einen Prompt. In den kostenlosen Tarifen können Eingaben zum Training genutzt werden. Arbeiten Sie im Zweifel mit anonymisierten Platzhaltern.
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